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联岸会计I疫症下的会议安排

简介

疫症大流行改变了商业生态,限聚令更影响了私人或上市公司的日常运作,尤其是週年大会/特別会议(AGMs / EGMs)的安排。香港特许管治学会于 2022 年 3 月 17 日就疫情期间的会议安排发出指引。

 

限聚规定

影响公司会议安排的规定,基本如下:

1.    第599 F章《预防及控制疾病(规定及指示)(业务及处所)规例》不允许在公共“活动场所”(例如酒店和会议中心)安排会议;规例常见问题 B212 更作出进一步解释,如公司章程 (Articles of Association) 允许进行虚拟会议,则需遵守公司的章程。

 

2.    第 599G 章《预防及控制疾病(禁止聚集)规例》规定,公共场所不可以作为会议场地,私人场所则可。

 

会议模式

香港联交所《股东大会指引》第 2.3 条要求会议尽可能让最多股东出席的地点和时间举行,也应使用技术(例如网络直播、视频会议)提高股东参与度。对于会议模式,却沒有具体要求,会议可以有以下模式:

 

1.   虚拟会议。公司註册地的法律和/或公司章程允许的情况下,应尽量避采用这种模式。一般来说,百慕达、开曼群岛和中国的法律都允许进行虚拟会议。最重要是必须向股东发出通知,具体说明虚拟会议的安排(例如法定人数、实时串流媒体、电子投票的股东身份识別和股东问答环节),並备註技术相关的免责声明。

 

2.    混合会议。根据公司註册地的法律和/或公司章程(例如香港),淮许这种会议模式,即是混合了实体会议及电子化模式例如电话会议、视频会议等,会议是在实体场所,並连接了在缐平台。

 

3.    实体会议。如果《公司章程》只允许召开实体会议(例如香港上市公司),会议安排必须考虑方便股东在会议上提出问题,並将问题和答案都能让每个股东查看或收听。如会议在香港以外的场所举行例如中国,由于疫症大流行可能出现邮寄延误,会议安排必须考虑电子投票,以促进股东的参与。

 

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