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聯岸會計I疫症下的會議安排

簡介

疫症大流行改變了商業生態,限聚令更影響了私人或上市公司的日常運作,尤其是週年大會/特別會議(AGMs / EGMs)的安排。香港特許管治學會於 2022 年 3 月 17 日就疫情期間的會議安排發出指引。

 

限聚規定

影響公司會議安排的規定,基本如下:

1.    第599 F章《預防及控制疾病(規定及指示)(業務及處所)規例》不允許在公共“活動場所”(例如酒店和會議中心)安排會議;規例常見問題 B212 更作出進一步解釋,如公司章程 (Articles of Association) 允許進行虛擬會議,則需遵守公司的章程。

 

2.    第 599G 章《預防及控制疾病(禁止聚集)規例》規定,公共場所不可以作為會議場地,私人場所則可。

 

會議模式

香港聯交所《股東大會指引》第 2.3 條要求會議盡可能讓最多股東出席的地點和時間舉行,也應使用技術(例如網絡直播、視頻會議)提高股東參與度。對於會議模式,卻沒有具體要求,會議可以有以下模式:

 

1.   虛擬會議。公司註冊地的法律和/或公司章程允許的情況下,應盡量避採用這種模式。一般來說,百慕達、開曼群島和中國的法律都允許進行虛擬會議。最重要是必須向股東發出通知,具體說明虛擬會議的安排(例如法定人數、實時串流媒體、電子投票的股東身份識別和股東問答環節),並備註技術相關的免責聲明。

 

2.    混合會議。根據公司註冊地的法律和/或公司章程(例如香港),淮許這種會議模式,即是混合了實體會議及電子化模式例如電話會議、視頻會議等,會議是在實體場所,並連接了在線平台。

 

3.    實體會議。如果《公司章程》只允許召開實體會議(例如香港上市公司),會議安排必須考慮方便股東在會議上提出問題,並將問題和答案都能讓每個股東查看或收聽。如會議在香港以外的場所舉行例如中國,由於疫症大流行可能出現郵寄延誤,會議安排必須考慮電子投票,以促進股東的參與。

 

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